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TI para Negócios

Como fazer a tecnologia trabalhar pelo seu sucesso e da sua empresa

Por Edmir Teles*

Transportar para o papel a posição dos estoques das empresas ou apontar nos registros dos arquivos magnéticos as quantidades de mercadorias estocadas nos estabelecimentos não é uma tarefa fácil.
As variáveis que compõem os processos representados pelas anotações e pelos registros das movimentações de entradas e saídas do estoque nas suas várias fases são proporcionais à complexidade de cada conjunto de processos dentro de um estabelecimento, em especial os industriais.
Para todas as empresas de manufatura, foco do “Bloco K” (Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque), os principais processos críticos que devem ser revistos são os da produção dos produtos acabados e do consumo das matérias primas, insumos e materiais de embalagem.
Indústrias do setor químico, por exemplo, possuem variáveis que afetam o resultado de sua produção real e diferenciam a aplicação do seu padrão de consumo estabelecido pelo planejamento. A obsolescência dos equipamentos fabris é uma causa de distorção entre o que realmente foi produzido ou consumido em relação aos registros da produção e do consumo.
Portanto, a revisão da forma de registro dos processos industriais é necessária e, se for o caso, alterações e adaptações deverão ser feitas na documentação que leva o quanto produziu e o quanto foi consumido para a informação refletir o que, de fato, foi produzido e qual o real estoque.
Antecipando este ajuste o empresário terá maior confiança no resultado a ser demonstrado ao Fisco, pois até o momento atual as informações de movimentações internas provocadas pela produção e respectivos consumo dos componentes ficavam restritas ao ambiente empresarial e somente eram expostos no momento da fiscalização.
Os ajustes nos controles nas quantidades produzidas ou consumidas são, na maioria das vezes, consideradas normais na visão dos controladores dada as características dos produtos produzidos. Para a fiscalização, entretanto, não são normais porque todo o processo é analisado na frieza dos números informados nos arquivos magnéticos que estão sob análise.
Portanto, adiantar o tratamento a ser dado nas divergências que serão certamente encontradas nos saldos dos estoques é mais que uma necessidade, ou melhor, é obrigatório. E o empresário deve aproveitar o tempo maior dado pela legislação com a prorrogação gradativa da entrega do Bloco k.
As empresas podem antecipar as entregas do Bloco K nos arquivos magnéticos da EFD-ICMS/IPI desde já. Porém, ficarão submetidas à fiscalização normal e as evidências e inconsistências apresentadas poderão ser levadas como falta de documentos fiscais e acarretar autuações. O desafio é revisar os processos de controles e registros para se chegar às quantidades em estoque exatamente de acordo com o inventariado (ou com a fotografia das mercadorias estocadas).
Vários testes deverão ser realizados e em vários cenários para reduzir ao máximo os questionamentos que virão a partir do momento em que a fiscalização receber as informações. Utilizar esse tempo para ajustar o processo utilizando o suporte de especialistas reduzirá, e muito, a correria na entrega deste complexo que vem pela frente.

*Edmir Teles, gerente de consultoria BPO da Divisão de Aplicativos da SONDA

Este ano, a mordida do leão já tem data e hora marcadas: no final do dia 28 de abril encerra o prazo de entrega da declaração do imposto de renda. Mas há quem adie este momento ao máximo. Segundo um levantamento realizado no ano passado pelo Sindicato das Empresas de Contabilidade e de Assessoramento do Estado de São Paulo (Sescon/SP) junto ao setor, quase a metade das declarações é entregue na última hora, sobrecarregando os escritórios de contabilidade. Para os contadores que desejam efetuar a declaração do IR de seus clientes com o máximo de eficiência e, ao mesmo tempo, eliminar a possibilidade de erros, a tecnologia desenvolvida pela Wolters Kluwer, Divisão Fiscal e Contábil –Brasil pode ser uma aliada. O Analir Contador é uma solução exclusiva desenvolvida para dar eficiência a escritórios contábeis e profissionais liberais na análise da declaração do IRPF. A ferramenta lê e verifica em segundos os dados armazenados no programa da Receita Federal, facilitando a identificação de inconsistências.

Além de oferecer um diferencial aos clientes que buscam a ajuda profissional para prestar as contas com a Receita Federal, o Analir Contador aumenta o valor agregado ao usuário e diminui os riscos na entrega. Com interface gráfica amigável e intuitiva, o software permite ao contador avaliar o histórico patrimonial e de fluxo de caixa do cliente e projetar suas declarações futuras com simulações financeiras, eliminando de vez as inseguranças. “Trata-se de uma solução eficiente, confiável e que otimiza a elaboração e entrega de declarações do IRPF. Com ele é possível fazer análises de caixa em poucos segundos, realizar simulações financeiras e acompanhar a evolução patrimonial dos clientes, obtendo um ganho em performance e diferencial de serviço”, afirma Roberto Regente Jr., CEO da Wolters Kluwer, Divisão Fiscal e Contábil –Brasil. Além de ferramentas operacionais, o sistema também conta com recursos para agendamento de compromissos e horários de entrevistas com os contribuintes; ajuda a controlar as pendências, enviando alertas para o responsável sobre documentos ou informações necessárias para o envio das declarações; e importa as fontes pagadoras de pessoas jurídicas, mais as doações, pagamentos e transferências dos valores dos bens do ano-base anterior.

Ferramenta elimina os riscos da malha fina
Uma das vantagens do Analir Contador é que, uma vez instalado, ele acessa automaticamente a base do programa da Receita Federal. “Durante o processo, o programa faz a leitura das informações, permitindo ao usuário se inteirar do status da declaração e antecipar se a mesma poderá ou não cair na malha fina da Receita”, destaca Regente.

A preocupação dos contadores em relação a eventuais erros na declaração do IR é justificada: só no ano passado, a Receita Federal identificou 716 mil declarações com problemas – muitas por inconsistências nas informações – e estas caíram na chamada malha fina. Segundo o órgão, somente os casos de deduções “suspeitas” no IR somavam 35 mil pessoas físicas e um total de R$ 303 milhões em impostos a serem lançados. Segundo os sindicatos de contabilidade de todo o país, a demanda pelo serviço de preparo das declarações chega a aumentar entre 30 e 40% nos meses de março e abril, época em que o prazo de entrega se encerra. “A falta de precisão pode prejudicar o contribuinte. E é justamente nisso que o Analir Contador auxilia ao contador, pois o programa ajuda a prevenir problemas e a reduzir possibilidades de erro”, diz Regente.

A Wolters Kluwer, líder mundial em fornecimento de informações para profissionais e estudantes da área da saúde, está presente no Hospital São Rafael, localizado em Salvador (BA), instituição de alta complexidade, voltada à atenção terciária e quaternária, que atua em três grandes frentes: assistência, ensino e pesquisa. O recurso de apoio a tomada de decisão clínica UpToDate tem o papel de facilitar o acesso a informações e estudos científicos, seja para dirimir eventuais dúvidas ou para oferecer o embasamento teórico e científico necessário para suportar os muitos processos de tomada de decisão associados ao atendimento ao paciente.
O Hospital São Rafael dispõe de uma estrutura de 356 leitos e cerca de três mil colaboradores. Por ano são realizados 90 mil atendimentos de emergência, mais de 530 mil atendimentos ambulatoriais e registradas cerca de 20 mil internações, o que faz com que a taxa média de ocupação dos seus leitos seja sempre superior a 82%. Desde a sua fundação, o ensino faz parte do DNA da tradicional instituição de saúde da capital baiana. Por essa razão, hoje, o oferece 23 Programas de Residência Médica nas mais diversas especialidades, que beneficiam cerca de 150 médicos. Além disso, recebe participantes de outros programas de residência, estagiários de curso de graduação em Medicina e em outras áreas da saúde (tais como Enfermagem, Fisioterapia, Nutrição, entre outros), além de estagiários de cursos de atualização, qualificação e de curso técnico de enfermagem. Somados, são cerca de 800 alunos circulando pelo Hospital São Rafael ao longo do ano.
Segundo Litza Gusmão, Coordenadora da Universidade Corporativa do Hospital São Rafael, o UpToDate, utilizado desde 2008, é considerado crucial no dia a dia da instituição. A ferramenta suporta todo o processo de educação médica continuada, sendo utilizado nas atividades de ensino e pesquisa. Mas, simultaneamente, reforça a qualidade do atendimento ao paciente, quando aplicado em situações rotineiras e de urgência e no apoio à prestação dos cuidados à saúde de todas as pessoas que passam diariamente pelo hospital.
Tanto médicos e pesquisadores quanto alunos podem acessar a base de dados de mais de 10.500 tópicos médicos, de 24 especialidades, disponíveis no recurso de suporte a decisões médicas. Seja a partir de qualquer computador do Hospital, da intranet ou do Painel de Bordo, que é uma ferramenta de uso exclusivo dos profissionais que atuam na área assistencial da instituição. Além disso, desde o início de 2015, graças à adoção da funcionalidade de acesso remoto, a utilização pode ser feita via internet, a partir de qualquer lugar. Os maiores usuários da ferramenta encontram-se na área assistencial, onde também se concentram mais fortemente os acessos. Pois são os especialistas, principalmente aqueles cujas disciplinas estão interligadas com as atividades de ensino e pesquisa, como cardiologia, pediatria e ortopedia, que mais fazem uso do recurso. No entanto, com a chegada do acesso remoto, a ideia é que outras áreas, como, por exemplo, a administrativa, comecem também a usufruir dos benefícios do UpToDate.
Além da mobilidade adotada recentemente, o Hospital São Rafael incrementará a utilização do UpToDate integrando-o à solução de prontuário eletrônico do paciente (PEP) SOUL MV®, desenvolvido pela empresa brasileira MV. Com esta integração, será possível simplificar e agilizar ainda mais o fluxo clínico, atendendo de forma eficiente aos médicos que buscam os melhores tratamentos para os seus pacientes.
Um benefício adicional é a contribuição do UpToDate para o processo de acreditação pela JCI (Joint Commission International), instituição internacional responsável por identificar, medir e compartilhar as melhores práticas mundiais de saúde relacionadas à qualidade e segurança do paciente. “Neste processo de certificação norte-americana há um capítulo específico para Educação do Profissional Médico e, neste contexto, a facilidade que nossos profissionais têm de acessar informações de qualidade por meio do UpToDate foi um ponto positivo para alcançarmos a acreditação e certificação fornecida por esta importante instituição”, finaliza Gusmão.