O Gartner apresentou um estudo com sete pontos críticos a serem questionados antes da implementação de políticas voltadas às mídias sociais. De acordo com a organização, as empresas precisam estabelecer regras, responsabilidades, normas e comportamentos esperados nas redes sociais online. Segue o texto original:

Estratégia adotada pela organização para as mídias sociais – É fundamental que as lideranças para a área de mídias sociais determinem o objetivo de suas iniciativas antes de implementá-las. Além disso, é essencial que expliquem de que maneira a missão da organização, estratégias e valores impactam nas iniciativas. Um plano de estratégia para este meio colaborativo é um meio de monitorar essas informações.

Responsabilidade por escrever e revisar as políticas – Algumas organizações determinam que os CIOs devem escrever neste tipo de mídia dentro das organizações. Em outros casos, esta tarefa é direcionada ao conselho geral ao à comissões próprias, criadas para elaborarem estas políticas. A definição é muito importante antes do alinhamento das políticas para as redes sociais. Outro quesito a que as empresas devem estar atentas é diferença sobre o que pode ou não ser postado e os processos operacionais, que envolvem recrutamento e suporte ao cliente. Os processos operacionais precisam ser flexíveis e mutáveis e aderir à política, porém cada um dos departamentos ou divisões da companhia precisarão trabalhar com diretrizes específicas de governança e processo.

Diagnóstico da política – Obter um feedback geral sobre este quesito serve a dois propósitos. Primeiro, para garantir que os interesses como segurança, privacidade e exposição da marca sejam tratadas de forma adequada. Em segundo plano está aumentar a quantidade de adesões quando um grupo de pessoas é convidado a analisar e comentar os pontos principais da política. Isto significa que o processo pelo qual esta visão será revista e discutida, juntamente com o feedback, será incorporado ao que deve ser aplicado.

Informação aos colaboradores sobre as suas responsabilidades – Algumas companhias confundem a criação de políticas com a comunicação delas. Os padrões a serem seguidos devem ser bem escritos e de fácil compreensão, porém eles, por si só, não conseguem instruir os funcionários sobre a sua responsabilidade em relação às mídias sociais. Um plano de comunicação bem concebido, apoiado por um programa de treinamento, ajuda o empregado a entender melhor a política determinada e como ela impacta no cotidiano de cada um deles.

Responsabilidade de monitoramento do acesso dos funcionários às redes sociais – Um programa bem estruturado de treinamento e conscientização pode contribuir para que os funcionários saibam exatamente quais são os seus limites ao acessarem uma rede social. Porém, as lideranças da companhia para esta área colaborativa precisam estar atentas. Os líderes devem de fato entender as políticas e seus pressupostos e identificar acessos inapropriados. Porém, o papel deles deve estar muito mais centrado em ajudar as diversas áreas da empresa a terem um compromisso, por si próprias, de moderarem seus acessos às redes.

Capacitação de gestores para treinarem os funcionários para a utilização das mídias sociais – É preciso haver um plano de como a organização vai oferecer aos gestores as habilidades necessárias para enfrentar e, ao mesmo tempo, aconselhar os funcionários sobre este assunto sensível.

Utilização das experiências mal sucedidas na melhoria da política e treinamento – As organizações que baseiam a utilização das mídias sociais de forma organizada e planejada, coerente com sua missão, estratégia e valores, serão capazes de analisar como essas iniciativas cumprem com os seus objetivos. Além disso, poderão usar este conhecimento para melhorar os esforços existentes ou projetos futuros dentro dessas políticas.