Distribuir um produto de primeira necessidade à população como o GLP (popularmente conhecido como gás de cozinha) por mais de 1500 municípios, em 18 estados brasileiros e no Distrito Federal, além de fazer a gestão e conexão de 14 unidades de engarrafamento e de 13 Depósitos Avançados de reabastecimento aos revendedores requer uma operação e logística eficientes, assim como um rígido controle para que milhares de residências e indústrias do país não fiquem desabastecidos. Por isso, a Copagaz, quinta maior distribuidora de GLP do Brasil, manteve investimentos pesados em tecnologia mesmo com um cenário econômico adverso. A companhia está aportando R$ 41 milhões apenas na sua área de TI.

“Antes da implantação das novas plataformas e sistemas de TI, havia uma perda de eficiência por retrabalhos, aferições, etc. Saímos de atividades burocráticas, que gerava perda de eficiência para ganhar produtividade”, explica Caio Turqueto, vice-presidente da Copagaz.

A transformação digital da Copagaz começou em 2015, quando a distribuidora decidiu partir para uma nova plataforma de negócios. “Inicialmente pensamos em desenvolver um sistema próprio, mas decidimos deixar a customização de lado e optar por uma solução mais robusta de mercado, como o SAP, que tem consumido algo em torno de 15% a 20% desse montante do investimento de R$ 41 milhões em TI”, afirma Turqueto.

Cerca de 800 pessoas – no Brasil e exterior -, incluindo a contratação de três consultorias, duas delas alemãs, estão envolvidas nas mudanças tecnológicas, seja na implantação ou em treinamentos. Para abrigar as mudanças, a companhia alugou mais dois andares do edifício que ocupa, na região da Berrini, em São Paulo.

Logística

Além da troca do software, a Copagaz integrou o SAP ao IMPLICO, uma plataforma de gestão logística, que permite a integração total dos controles contábeis, físicos, gerenciais e operacionais da distribuidora. Por meio dele, a Copagaz tem o controle online e em tempo real da sua frota de distribuição, entrega e posicionamento da disponibilidade de produto.

O sistema também fornece outras informações, tais como a programação de vendas, faturamento, condição econômica do cliente com a empresa (se está adimplente ou não), evitando, por exemplo, riscos e custos desnecessários, como a aquisição de um estoque sobrevalorizado. “Antes do IMPLICO as informações chegavam à matriz de forma não integrada, dependendo de reprocessamentos para consolidação das diversas áreas envolvidas. Agora, temos a informação de forma imediata e consequentemente agiliza a tomada de decisões. Mais segurança para a empresa e também para o cliente”, completa o executivo.

Capacitação

Os outros 80%, além de serem alocados em outros novos projetos de TI (abaixo), também foram distribuídos em custos que envolvem treinamentos dos colaboradores para operação das novas plataformas e softwares; transporte, deslocamento e hospedagem das equipes de consultoria e dos próprios funcionários da empresa, uma logística que envolveu todo um contingente de pessoas internas da empresa de todos os 18 estados de atuação, para realização desses treinamentos.

Outra parcela destes investimentos foi aplicada na contratação de uma empresa para auditar todo o processo de implementação do SAP e demais sistemas.

Novas ferramentas

Coordenada pela área a de Novos Negócios e Melhoria Continua, foram implementadas algumas ferramentas de produtividade como:

UMOVE-ME: Trata-se de uma plataforma operada em tablete, que garante melhor gestão de comercialização, custos e operações do contingente de consultores comerciais da Copagaz. O UMOVE-ME permite o maior controle e acompanhamento da equipe de vendas. Ele é fundamental para a monitoramento de prospecção de novos negócios e a manutenção da carteira de clientes. O sistema nos dá, em tempo real, todas as informações das visitas feitas pelo time comercial aos clientes, por meio de relatórios padronizados, georeferenciados. “Assim que terminam as visitas já ficamos sabendo das necessidades demandadas, o que agiliza a tomada de decisões e o atendimento”, conta Vicente Longatti, gerente Nacional de Vendas Empresariais da Copagaz.

Copa Mobile: este aplicativo vai garantir interatividade nas vendas via tablet com pessoal de campo (entregadores), o Copa Mobile é destinado ao setor empresarial e comercial, na gestão de venda de produto a granel e outras embalagens. A equipe de entrega vai poder realizar todas as operações de venda via tablet, de forma integrada às demais ferramentas como SAP e Implico, gerando uma enorme eficiência de controles e operação.

App Vendas: destinado ao consumidor residencial de P13 (botijões de 13 kg), este aplicativo difere dos demais do mercado porque propicia uma interatividade de controle operacional pela revenda, buscando otimizar custos e gerir sua frota própria. Este produto está em fase final de desenvolvimento, devendo entrar em operação no segundo semestre deste ano.

“As mudanças já surtiram efeitos na questão orçamentária da empresa. Em tempo de taxas de juro e inflação altas, nós conseguimos melhorar nosso desempenho econômico. No orçamento da companhia do ano de 2016 ficamos 3% abaixo do índice inflacionário no quesito custo operacional. Sinal que estamos atuando com mais eficiência”, finaliza Caio Turqueto.