Com o objetivo de aprimorar a qualidade de suas informações, agilizar a execução de seus processos e reduzir custos, a ORCOSE – Organização Contábil Serafim – uma das mais tradicionais empresas contábeis do país, investiu em um projeto tecnológico para melhorar a qualidade dos serviços prestados aos clientes. Para atingir esses resultados a empresa adotou os softwares Questor Gestão Contábil em desktop e nuvem; Questor Lean para o gerenciamento das atividades; e o portal de relacionamento Questor Zen, da Questor Sistemas Inteligentes, uma das principais fornecedoras de tecnologia voltada à área de contabilidade fiscal do país.
A solução foi implementada em toda área operacional da ORCOSE, contemplando desde os departamentos contábil, fiscal e de folha de pagamento, até os responsáveis pelo controle de certidões negativas de débitos e baixas de notas fiscais eletrônicas. O projeto foi iniciado há cerca de oito meses e deve ser finalizado até o fim de 2017.
“A evolução tecnológica é uma preocupação constante da ORCOSE. Nosso sistema anterior era lento acarretando a morosidade do processamento. Isso aumentava muito o tempo de execução das tarefas ampliando significativamente nosso custo”, explica Fernando Abrantes, Diretor de Tecnologia da ORCOSE.
O executivo esclarece que durante a fase inicial de implementação dos sistemas, toda a equipe sênior de colaboradores da ORCOSE foi envolvida no projeto. “Selecionamos profissionais-chave da empresa para participar dos treinamentos e capacitações. Esses colaboradores são totalmente adeptos à tecnologia, possuem uma visão de evolução e um perfil multiplicador, capaz de replicar esse conhecimento aos outros funcionários da empresa”, complementa Abrantes.
Os grandes objetivos a serem atingidos com o projeto já foram atendidos como a eliminação de sistemas legados, em decorrência do baixo nível de integração entre os sistemas da ORCOSE; agilidade no processo de execução dos trabalhos; economia de tempo; redução de custos; aumento da produtividade; avanço tecnológico por meio de um sistema que não só utiliza um banco de dados, mas também possui módulos que suprem totalmente a necessidade de uma empresa contábil, proporcionando maior dinamismo as operações.
“Nosso sistema de timesheet interno apontou um índice de 30% de agilização no tempo de execução dos processos. Isso se deve não só pela mudança do sistema, mas principalmente pela transformação do processo, que agora é mais efetivo e nos deu um ganho de performance”, diz Abrantes.
A escolha da tecnologia foi feita com base em uma concorrência minuciosa que levou os gestores a optarem pela Questor. “Tecnologia e capacitação humana são prioridades na ORCOSE para manter-se competitiva. Encaramos essa mudança como uma questão estratégica, por isso a importância de encontrar no mercado um parceiro com alto nível tecnológico”, relata o executivo.
A ferramenta da Questor já é utilizada por 85 usuários com diferentes perfis, que não tiveram dificuldade na adaptação ao novo que sistema. Com um sistema amigável, telas de fácil acesso, sistemas de busca e consultas dinâmicas, estrutura de banco de dados e programação bem elaborada, a tecnologia da Questor promove a agilidade na execução das tarefas. “A Questor está sempre preocupada com o avanço e a modernização de seus sistemas. Precisávamos de um parceiro tecnológico e não apenas de um fornecedor de tecnologia e foi exatamente o que aconteceu”, finaliza Abrantes.