Preocupada em oferecer uma interface transparente na aprovação de projetos de engenharia, desburocratizando a máquina, a Prefeitura Municipal de Cuiabá, capital do Estado de Mato Grosso, adotou o Colaborativo, uma tecnologia de colaboração em nuvem para realizar a gestão de todos os trâmites internos de aprovação e comunicação dos processos de construção com os munícipes e interessados. Após um ano de uso da solução, a Prefeitura já registra o aumento de 50% na aprovação dos projetos.
Fornecida pelo Construtivo, companhia especializada em soluções para a gestão de projetos de engenharia, a ferramenta informatizou todo o processo de troca de informações entre os autores dos projetos e a Prefeitura. Antes, esse processo era iniciado com a impressão das plantas e envio das vias físicas à prefeitura. Hoje, tudo é feito digitalmente.
“O responsável pelo empreendimento acessa o Colaborativo através do site da Prefeitura e protocola a sua solicitação de aprovação de empreendimento juntamente com o carregamento do projeto e das informações complementares necessárias em formato digital. Para cada tipo de empreendimento há um check list de documentos necessários”, explica o Secretário Municipal de Meio Ambiente e Desenvolvimento Urbano de Cuiabá, Alan Resende Porto.
Com os dados cadastrados, através da tecnologia de workflow, o sistema distribui automaticamente as atividades aos fiscais, analistas e coordenadores até a liberação e assinatura do alvará. Com esta mesma tecnologia, a Prefeitura Municipal de Cuiabá pode registrar os requisitos não atendidos, guias de pagamento e devolver o processo ao interessado através dos recursos de colaboração existentes no sistema.
Além de ser o canal direto de comunicação entre os envolvidos, a ferramenta permite à Prefeitura controlar em tempo real os processos internos, como por exemplo, quantos documentos foram analisados pelos técnicos, quanto será gerado de ISS (Imposto sobre Serviço) e a previsão das obras, entre outros. “É mais do que uma ferramenta de aprovação digital, conseguimos ter uma gestão completa, transparente e segura”, completa o secretário.
Hoje, a Prefeitura de Cuiabá conta com dez analistas que realizam o processo de aprovação digital. “Como o sistema é on-line, conseguimos ter total visibilidade no tempo de aprovação dos projetos de cada analista, o que traz uma maior eficiência na fiscalização das atividades e, consequentemente, um menor tempo de análise. Considerando que 12% do custo total de um projeto reside na burocracia do processo de aprovação, podemos considerar que hoje é possível reduzir ou eliminar este percentual”, explica Porto.
Para garantir a continuidade do uso do sistema, independente da troca de gestão, os servidores da secretaria receberam treinamentos nesta nova tecnologia e hoje nenhum projeto pode ser realizado de forma manual. “Logo após os treinamentos, entramos na fase de maturação e hoje conseguimos consolidar o uso da solução. A aceitação vai além dos servidores. Muitas prefeituras vêm nos procurar como referência no processo de aprovação digital para replicar o modelo em suas cidades”, comemora Porto.
De acordo com o presidente do Construtivo, Marcus Granadeiro, a organização das aprovações num local seguro, a nuvem, permite a disponibilização das informações em tempo real, garantindo total controle dos processos, agilidade das validações e consultas a históricos. “Através de um workflow, que permite a inserção das exigências que não estão sendo atendidas pelas especificações técnicas, temos uma ferramenta de troca de informações entre o interessado e a Prefeitura, o que melhora a comunicação entre os envolvidos e confere maior credibilidade ao órgão público, além, de claro, agilizar todo o trâmite de aprovações”, explica o executivo.
Se por um lado a ferramenta solucionou um problema histórico de aprovação e gestão de empreendimentos pela Prefeitura, por outro, a cidade de Cuiabá também terá ganhos em relação ao seu crescimento, impactando diretamente na geração de empregos e renda. “O próximo passo do uso da ferramenta, que é totalmente flexível, será unir esforços com outras secretárias e órgãos para gerar novos índices, como o crescimento de empreendimentos em determinada região da cidade”, finaliza o secretário.