Alunos, professores e funcionários da universidade e dos colégios Mackenzie estão usando o Office 365 da Microsoft, para apoiar as atividades de ensino e aprendizagem, além de funções administrativas. Ao todo, há aproximadamente 28 mil usuários do Mackenzie utilizando o pacote de softwares de produtividade online da Microsoft.

O processo de adoção de uma suíte de colaboração na nuvem, como é o Office 365, começou a ser estudado pelo Mackenzie em 2011 e foi implementado em julho de 2013. A instituição já adotava algumas tecnologias para apoiar atividades pedagógicas e administrativas desde 1998. Na época, tudo foi desenvolvido com base em equipamentos e soluções internas, bem limitadas na escalabilidade e nos recursos de colaboração, resultando em restrições e insatisfação dos usuários.

Com o avanço das soluções de computação em nuvem, e uma demanda cada vez maior pelo acesso a informações de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, o Mackenzie sentiu que também era hora de evoluir nessa direção. Uma das principais preocupações nesse novo momento da instituição foi a busca por um provedor que tivesse uma visão especial sobre a vertical de educação no Brasil, assumindo um papel que ia além do de fornecedor.

“Enxergamos no Office 365 uma ferramenta importante tanto para alunos quanto professores colaborarem mais entre si. Sabemos que trocando experiências, os alunos podem aprender muito mais e a computação em nuvem é um instrumento fundamental por possibilitar isso de uma maneira dinâmica”, afirma José Augusto Pereira Brito, diretor de TI do Mackenzie.

De acordo com o executivo, o Office 365 também será protagonista no novo cenário de expansão do ensino a distância (EAD), já que facilita a interação entre os próprios alunos e também com os professores. Os estudantes já são adaptados ao uso de novas tecnologias, cada vez mais exigidas no mercado de trabalho. Este foi outro aspecto que chamou a atenção do Mackenzie, de acordo com Brito.

A empresa Programmers IT Service foi o parceiro Microsoft envolvido na implementação do Office 365 no Mackenzie, juntamente com a equipe de TI da instituição. “Era essencial termos um parceiro especializado que realizasse a capacitação da equipe interna e nos ajudasse a solucionar questões como a criação simultânea de milhares de novos usuários no ambiente Office 365, como ocorre no início de cada período letivo”, exemplifica o executivo do Mackenzie.

Agora, o Mackenzie passa por uma fase de estimular gradualmente o uso dos diferentes softwares que fazem parte do Office 365. Além do Lync, o SharePoint e a rede social corporativa Yammer, por exemplo, ganham mais espaço entre alunos, professores e funcionários.

“As pessoas vão se adaptando aos poucos e só dará certo se simplesmente implantarmos tudo de forma gradativa. É preciso que todos entendam o valor agregado ao uso da tecnologia e nós no Mackenzie temos uma preocupação muito forte com isso”, afirma Brito.

Mudanças internas

A partir da adoção do Office 365, o Mackenzie também está completando a mudança de seu sistema de telefonia, migrando para um sistema de “comunicação unificada” integrado ao Microsoft Lync, permitindo fazer ligações de áudio, vídeo e colaboração através da conexão internet. Essa mudança trás economia de custos para a instituição, segundo Brito.

De acordo com o diretor de TI da instituição, o uso da suíte de produtividade online da Microsoft ajudou a tirar uma pesada carga de trabalho da equipe de TI da instituição, que antes sofria com vários tipos de pedidos e reclamações por parte de professores e funcionários, muitas vezes decorrentes de indisponibilidade do serviço e das limitações internas de capacidade.

“Com o Office 365, conseguimos desonerar nossa equipe de TI. Você se desobriga de ‘ficar apagando incêndios’ e se concentra no que é o DNA do seu negócio, ou seja, a oferta de ensino de qualidade”, diz Brito.