Padronizar processos e consolidar as informações provenientes de seus 16 centros de distribuição (CD), localizados em todo o território nacional. Esses eram os objetivos da Rede Âncora Brasil, maior associação de comerciantes de autopeças do país, ao iniciar em setembro de 2013 a implementação do sistema ERP da Benner, empresa posicionada entre as cinco maiores fornecedoras de software de gestão do Brasil. A Rede Âncora atua na distribuição de produtos e serviços no mercado de reposição automotiva, viabilizando, por meio da centralização das compras, uma diminuição de custos e ampliação dos benefícios proporcionados aos seus associados, tornando-os mais competitivos.

O projeto finalizado em junho de 2014 atendeu às expectativas, principalmente levando-se em consideração a complexidade da operação – são 750 lojas associadas, que oferecem mais de 148 mil itens, entre peças e acessórios, além de algumas unidades contar com centros de serviços. Desta forma, o ERP Benner entrou em operação em cerca de nove meses, tempo recorde, e o que é mais importante, sem impactos no faturamento, pois não houve decréscimo em relação a 2013. Após o mapeamento de todos os processos, a Benner customizou a ferramenta para atender as necessidades específicas da Rede Âncora.

“Quando implementamos uma solução de gestão inevitavelmente é preciso ficar um período sem emitir notas fiscais e, quando o sistema entra em operação, começa com uma produtividade mais baixa. Mesmo diante destas adversidades normais, a maneira como a implantação foi conduzida em parceria com a Benner permitiu que mantivéssemos o faturamento do ano anterior”, explica Ogeny Pedro Maia Neto, Presidente da Rede Âncora Brasil.

Antes da implementação do ERP Benner os dados não eram acessados de forma consolidada. Cada um dos CDs contava com um sistema de gestão independente. Hoje é possível ter um panorama geral de cada unidade e a extração de dados ocorre em tempo real para planejamento. Outro aspecto importante e inovador diz respeito à segurança fiscal e tributária, pois o próprio sistema audita todas as informações quando inseridas. Um acompanhamento das metas de compras e vendas é feito de forma totalmente integrada e o controle de estoques com leitores de código de barras, tanto na entrada como saída das mercadorias, garante a entrega do item certo. Já o portal do cliente, também viabilizado pelo projeto, agiliza o processo e reduz custos comerciais. Esse cenário é fundamental para o planejamento e acompanhamento das iniciativas, garantindo a longevidade do negócio e contribuindo para o aumento da competitividade.

“No primeiro trimestre crescemos 12% em relação ao ano passado. Sem dúvida nenhuma podemos atribuir esse resultado a uma gestão mais eficiente. Hoje garantimos, pela unificação das informações, que os lojistas receberão as mercadorias no preço que adquiriram, pois temos ferramentas que asseguram isso. Hoje o sistema suporta 1800 usuários web e 250 usuários de back office e são vendidos 157 mil itens por mês”, afirma Ogeny.

Além da visão consolidada, cada um dos estados pode fazer uma gestão local de todos os seus processos. O ERP dá autonomia para que as respectivas diretorias dos CDs acompanhem e definam os seus próprios resultados. É possível ver como está a expansão da rede, quanto foi vendido em determinado período, os percentuais de crescimento, os estoques e o seu próprio capital. A Rede Âncora Brasil dá a diretriz e os diretorias regionais deliberam como será feito, de acordo com a demanda dos associados locais. E nesse aspecto, a possibilidade de contar com as informações atualizadas e seguras em tempo real é fundamental.

“Não precisamos mais aguardar o final do mês para saber se as metas foram atingidas e para conhecer os resultados gerais. Isso facilita, sem dúvida nenhuma, a gestão do negócio e padroniza processos, que vão desde a compra dos produtos, recebimento, vendas aos associados no portal, supervisão das mercadorias e entrega”, complementa Ogeny.

O próximo passo será a realização de treinamentos com os usuários, incluindo contadores, profissionais da área financeira, presidentes e gestores. Além disso, faz parte dos planos a implementação da solução Benner WMS (Sistema de Gestão de Armazéns), direcionada a operadores logísticos, que controla e gere de forma rigorosa as mercadorias armazenadas, além de contemplar os aspectos fiscais/legais e gerenciais destas operações.

A Rede Âncora tem abrangência territorial e seu sistema de compras é totalmente informatizado. Os pedidos são atendidos, em grande parte em um modelo de pronta entrega, por um dos centros de distribuição regional. Graças à rede, empresas do mesmo ramo, antes concorrentes, tornam-se aliadas estratégicas e passam a trocar informações e tecnologias, em gestão, vendas e marketing.