Agilidade no desenvolvimento de indicadores, análises dinâmicas e objetivas, disponíveis em dispositivos móveis e a conquista de um processo de tomada de decisão mais rápido. Esses foram alguns benefícios alcançados pela Unimed Paulistana, ao substituir sua antiga plataforma de BI por uma solução da MicroStrategy, fornecedora líder mundial de plataformas de software empresarial. O cenário era de uma solução obsoleta, falta de dinamismo nas análises e a existência de diversos processos manuais. A Unimed Paulistana integra o maior sistema de saúde da América Latina – o Sistema Unimed – e desde o seu início em 1971, aprimora o conceito de assistência médica para uma visão de saúde voltada à melhoria da qualidade de vida. Essa filosofia de trabalho visa, além do tratamento e reabilitação, a prevenção e promoção da saúde de seus clientes. O Sistema Unimed, composto por 360 cooperativas médicas, presta assistência a mais de 18 milhões de clientes em todo o país.

“Além de difundir a cultura de acompanhamento de indicadores, a Cooperativa precisava que as análises fossem apresentadas de maneira simples e objetiva, cujos resultados pudessem ser imediatamente percebidos”, ressalta Cassius Marcelo Ferreira, Analista de ETL Sênior da Unimed Paulistana.

O departamento de Informações Gerenciais (anteriormente denominado Business Intelligence) desenvolve relatórios e estudos que apoiam a maioria das áreas de negócio da empresa. Nos últimos anos tornou-se uma necessidade a substituição da plataforma Business Objects 6.5 (BO), a ferramenta de BI anterior utilizada pela equipe de Informações Gerenciais, pois estava obsoleta, não permitindo a renovação pretendida nas análises e a utilização de novos recursos que poderiam tornar o BI mais ágil, eficiente e atrativo. A ferramenta MicroStrategy foi totalmente inserida neste contexto, tornando-se a ferramenta oficial de desenvolvimento das análises e estudos.

Com a migração para a plataforma MicroStrategy, pôde ser percebida uma melhoria significativa quanto à otimização das análises e tempo de preparação de alguns indicadores mensais. Isso se reflete em maior produtividade dos analistas. Como exemplo, um relatório que demorava em média três dias para atualizar e gerar todas as análises em apresentação (PPT), agora com MicroStrategy demora apenas duas horas para o processamento e disponibilização no dispositivo móvel do corpo diretivo da Cooperativa. O desenvolvimento de dashboards para utilização no iPad teve um resultado bastante satisfatório, proporcionando uma nova forma de acesso e utilização das informações do BI. Desta forma, a utilização de dashboards dinâmicos e o uso do iPad implicaram em inovações para os usuários da Unimed Paulistana.

“Conseguimos mais dinamismo, pois os relatórios anteriormente produzidos eram estáticos. Devido aos poucos recursos da ferramenta anterior, os relatórios desenvolvidos tinham que ter muitas “cópias”, ou seja, guias replicadas para dar diferentes visões, por isso, as análises foram otimizadas com a utilização da MicroStrategy. Também pudemos perceber uma redução no tempo de preparação de alguns indicadores mensais. O trabalho de copiar e colar para arquivos PPT era grande. Algumas análises foram desenvolvidas para que a diretoria pudesse acessar via dispositivo móvel, eliminando a necessidade de desenvolvimento da apresentação em PPT”, explica Ferreira.

Com a nova plataforma MicroStrategy foram substituídos relatórios extensos e saturados de informações, que dificultavam a análise, por documentos e dashboards com a mesma abrangência de informações, mas com layouts e recursos de interação com usuário que permitiram uma análise mais objetiva das informações. Além disso, com a utilização de caches e cubos inteligentes, foi possível ganhar maior desempenho na execução dos relatórios, reduzindo o acesso direto e frequente à base de dados do BI.

A migração dos relatórios da antiga para a nova plataforma está acontecendo de maneira gradativa. O projeto de implantação do Microstrategy contemplou a migração de um universo do BO com cerca de 1.674 objetos e a conversão de um conjunto de 12 relatórios com uma ampla gama de informações. A migração dos relatórios foi projetada por área – até o momento os departamentos de Relações Empresariais, Relacionamento com Unimeds e Atenção à Saúde passam a ser usuários da solução MicroStrategy. Além da migração do BO, o projeto englobou o desenvolvimento de três dashboards em iPad, para uso da diretoria da Unimed Paulistana.

Um bom exemplo da otimização alcançada são dois relatórios migrados para a plataforma MicroStrategy, que na plataforma anterior possuíam um total de 32 guias de análises e, ao exportar para PDF ou imprimir, geravam 66 páginas de informações. Com MicroStrategy, estes dois relatórios foram convertidos em um único documento, que com recursos de prompts e interatividade, ficaram reduzidos a duas guias de análises com as mesmas informações existentes anteriormente e em uma única página. Desta forma o usuário obteve uma visão de todas as possibilidades de análises sendo conduzido direto ao ponto, sem se perder no meio de informações que não são relevantes no momento.

Também existia uma rotina diária que era executada manualmente para extrair informações da base de dados do sistema transacional, gerar relatórios, exportar e encaminhar por e-mail para um grupo de pessoas. A geração de todos os relatórios e programação do envio levava cerca de 8,5 horas para execução e um adicional de 4 horas para colocá-los no padrão de envio desejado por cada área e programar o envio por email. Todo este processo foi automatizado na plataforma MicroStrategy, desde a extração até o agendamento de envios por email ou para arquivos, proporcionando um grande ganho ao eliminar um esforço diário para gerar e enviar estas informações.

Dentre as ferramentas avaliadas, a MicroStrategy foi a que mostrou melhor relação custo benefício, apresentando diferenciais em relação a outras ferramentas como scorecards e dashboards dinâmicos, bem como uma maior quantidade de recursos e usabilidade (facilidade de uso).

“O sucesso deste projeto foi fruto da grande parceria formada entre a Unimed Paulistana e a MicroStrategy. A equipe de cada empresa, escolhida para atuar no projeto, foi fundamental. A evolução do BI na Unimed Paulistana englobou estender a disponibilização de análises, relatórios e dashboards em dispositivos móveis para um maior número de usuários de negócios”, finaliza o analista.