Com o objetivo de integrar os sistemas de comunicação e aumentar a produtividade dos usuários, a Cativa Têxtil – grupo catarinense formado por empresas do segmento de vestuário – migrou para a suíte de aplicações Office 365 da Microsoft. Para tornar esse cenário possível, a empresa contou com as empresas Microservice e Brasoftware, parceiras da fabricante Microsoft, em todo o ciclo de vida do projeto.
Desafios da companhia
Leonardo Friedman, gerente de TI da Cativa, explica que antes desse projeto o ambiente de TI era instável, comprometendo o armazenamento e a segurança da informação do grupo. O uso do e-mail era limitado e a falta de padronização e integração das ferramentas disponíveis aos usuários prejudicava o fluxo de comunicação, acarretando em perda de produtividade, uma vez que as plataformas utilizadas não eram compatíveis entre si.
“Alguns colaboradores usavam webmail, outros outlook, além de outras ferramentas, com versões muito diferentes para receber e enviar e-mails. Esse cenário de diversas aplicações e configurações era bastante complexo para o gerenciamento da equipe de TI. Para os usuários, era complicado administrar inclusive questões mais simples, como agendar uma reunião pelo calendário do e-mail. Estávamos gastando mais tempo para manter em funcionamento essas plataformas do que o necessário”, comenta o gerente de TI da Cativa.
Outro grande desafio da empresa era manter os níveis de governança com relação à gestão de ativos de software: “Nem todos os setores possuíam licenças para utilização e era preciso manter arquivada a nota fiscal de cada produto para o controle interno, no entanto, se alguma máquina precisasse de formatação, a licença do software se perdia, onerando ainda mais os custos do grupo”, explica Leonardo.
Um novo rumo para a eficiência em TI
Diante desse cenário, as parceiras Microservice e Brasoftware iniciaram uma consultoria de forma a apresentar a solução ideal para as melhorias necessárias nos níveis de produtividade dos usuários da Cativa Têxtil.
De acordo com a análise apresentada pela Microservice, o uso das soluções integradas do Office 365 poderia trazer um aumento de produtividade de 3%, o que corresponderia a um retorno do investimento de, aproximadamente, 150 mil reais por ano. O atingimento desses números deve-se à total integração das ferramentas, facilidade de administração, alto nível de recursos do ambiente, flexibilização dos investimentos e, principalmente, pela capacitação dos usuários para que de fato utilizem todos recursos que a tecnologia dispõe.
A decisão por migrar para a solução Microsoft Office 365 baseou-se nos benefícios que a computação em nuvem proporciona, como a segurança, capacidade de armazenagem, integração e ganho de produtividade. Dessa forma, a empresa pôde aproveitar ao máximo o que a tecnologia oferece e ainda inserir novos conceitos no ambiente, como mobilidade e mídias sociais empresariais.
O projeto levou cerca de dois meses para implantação, com uma ação coordenada e precisa entre o cliente e os parceiros, de forma a disseminar as funcionalidades do novo ambiente. Para isso, foram realizados workshops de produtividade em diversas unidades da empresa, contando com a participação de todos os usuários dos diversos níveis hierárquicos.
“Entendemos a complexidade do processo cultural em uma organização e a importância da capacitação de todos os envolvidos para que a integração seja efetiva em todos os sentidos”, comenta Fernando Alleva, gerente de contas da Brasoftware.
Novas formas de produtividade
Com a plataforma de colaboração da Microsoft, a comunicação e o compartilhamento de informações entre os cerca de 350 usuários entrou em uma nova realidade. A adoção da ferramenta Lync permitiu um processo de interação sem precedentes na companhia, aumentando a sinergia entre todos os colaboradores.
“O grupo possui escritórios em Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Paraguai. O recurso de vídeo conferência possibilita encontros que antes não eram possíveis por conta da distância e agendas divergentes dos participantes. Também evita o deslocamento e flexibiliza a participação dos colaboradores sem a necessidade de estarem presentes no mesmo local”, conta Leonardo.
Atendendo a necessidade de melhorias na gestão eletrônica de documentos, a empresa passou a utilizar o SharePoint, proporcionando a organização do fluxo de documentos em uma única plataforma e o acesso a partir de qualquer dispositivo, aumentando significativamente a produtividade de áreas como as de Produtos e de Qualidade. Antes do Sharepoint, essas áreas tinham total dependência do histórico dos e-mails – acessados somente na rede interna da empresa – para acompanhar o fluxo do trabalho.
Outro recurso adotado para aprimorar a comunicação da empresa foi a rede social privada Yammer. A plataforma de comunicação deve aproximar os cerca de 300 representantes das diversas marcas do grupo, que tem características de trabalho bastante distintas, com grande dispersão geográfica e pouco contato presencial com os escritórios e colaboradores da Cativa.
Por meio dessa rede social privada, o departamento de Marketing conseguirá um canal direto com os representantes, deixando-os atualizados sobre as novas coleções.
“A cada quatro meses, uma coleção é lançada de cada marca. Por meio de vídeos, fotos e apresentações, a área de Marketing consegue treinar os representantes, deixando-os atualizados sobre os tipos de tecidos, cores e tendências, informações fundamentais para suas vendas”, explica Leonardo.
Além disso, os representantes conseguem colocar na plataforma a opinião dos lojistas sobre os produtos e o comportamento dos concorrentes, trazendo valiosas informações de mercado para a tomada de decisões estratégicas da empresa.
“De um modo geral, as soluções da Microsoft trouxeram integração no ambiente de trabalho, novas possibilidades de comunicação entre as diversas áreas, além de permitir uma melhor gestão da TI, aumentando dessa maneira a produtividade da empresa”, finaliza Leonardo.
Governança descomplicada
A Cativa viu na solução, disponível 100% na nuvem, a oportunidade de aumentar os seus níveis de governança e desburocratizar os processos de gestão de ativos de software, reduzindo custos e aumentando a escalabilidade e a flexibilidade do ambiente.
“O modelo de comercialização do Office 365 é muito atrativo porque, além de proporcionar a tecnologia mais moderna do mercado, a empresa pode ajustar os investimentos conforme a demanda”, explica Felipe Kremer, gerente de Comunicações Unificadas e Mobilidade da Microservice.
Para Leonardo Friedman, esse projeto foi fundamental para otimizar a gestão da TI e do negócio: “Hoje, sabemos exatamente qual é a nossa necessidade e só pagamos por aquilo que usamos. Gestão de ativos de software, sem dúvida, não é mais um problema que enfrentamos e estamos muito tranquilos sob este aspecto agora”, afirma.
O modelo de licenciamento Microsoft adotado pela empresa permite que os colaboradores utilizem os mesmos softwares nos seus dispositivos pessoais, ampliando a experiência dos usuários e reduzindo custos de suporte de TI.
